Otwarta przestrzeń na kawę - narzędzia: Open Space Technology

Krakowskie otwarte klimaty
Co jest najbardziej wartościowe na dobrych konferencjach? Przerwa na kawę, kiedy można porozmawiać z innymi uczestnikami. Zjawisko to znane jest każdemu bywalcowi tego rodzaju spotkań.

W 1983 r. po 12 miesiącach przygotowań odbyła się konferencja zorganizowana przez Harrisona Owena dla 250 uczestników. Większość z nich najlepiej wspominało przerwy, co skłoniło organizatora do zastanowienia się czy opłaciło się poświęcić rok na przygotowania, aby później usłyszeć takie opinie.

Ta refleksja doprowadziła go do stworzenia Open Space Technology, czyli metodologii konferencji, składającej się wyłącznie z przerw na kawę, czyli kontaktów między uczestnikami.

- Dla mnie Open Space jest naturalnym laboratorium, w którym można przeżyć i obserwować, jak ludzie przerastają samych siebie i jak są zdolni do osiągania zupełnie nieoczekiwanych wyników. - pisze o metodzie jej autor.

Otwarta technologia
W praktyce technika ta nie jest zbyt skomplikowana. Potrzebujemy dużej sali i zmotywowanych do współpracy uczestników - bez nich nic się nie uda. Krzesła na sali ułożone są w okrąg. Osoba prowadząca wyjaśnia główne zasady:
  1. "Słup ogłoszeniowy "(Bulletin board) to ściana, gdzie zawiesza się na kartkach tematy, o których chce się porozmawiać. Na kartkach zapisuje się także swoje imię i miejsce, gdzie na sali będzie czekało się na zainteresowanych.
  2. "Targowisko" (Marketplace) to cała przestrzeń sali, gdzie uczestnicy mogą się przemieszczać od grupy do grupy, włączać w dyskusję, szukać inspiracji i odchodzić. Obowiązuje tzw. zasada dwóch stóp - jeśli coś cię nie interesuje to odejdź na nich, gdzieś indziej. Oznacza to więc, że pomysły, które są mniej ciekawe umierają śmiercią naturalną i ich pomysłodawcy mogą się włączyć w pracę innych grup.
  3. "Oddech" (Breathing), czyli prezentacja wyników pracy w grupach wszystkim uczestnikom.
  4. "Raport" to podsumowanie dyskusji i ustalenie celów oraz zadań do wykonania. Dzięki zaangażowaniu uczestników tworzy się bowiem gotowy do realizacji projekt. Raport powstaje z kart sporządzonych przez prowadzących każdą grupę, które umieścili na ścianie oznaczonej "Newsroom".
  5. "Sklep" (Store) to miejsce, gdzie za darmo można wziąć potrzebne materiały papiernicze czy flip-chart.
Tematyka spotkań
Liczba uczestników tego rodzaju spotkania może się wahać od 12 do 2000 osób. Jedyne ograniczenia to oczywiście miejsce, gdzie takie dyskusje mogą się odbyć. Tematyka rozmów jest dowolna, ale musi być ważna dla uczestników np. rozwój dzielnicy miasta czy gminy, planowanie projektu społecznego, integracja społeczna danej grupy, nowe drzwi do produkowanego samolotu itp.

Krakowskie przykłady
Uczestniczyłem 20 listopada 2010 r. w spotkaniu "Now - Here - Krakow - Changing your commuity for the better", prowadzonym w tej technice. Wypracowane pomysły mają być dostępne na tej stronie.

Poniżej zestaw materiałów, który był wręczany uczestnikom, aby ułatwić pracę w grupach. Prowadzący podkreślali, że są one dodatkowymi i mają jedynie ułatwiać systematyzację dyskusji, a nie tworzyć dla nich ram.